QI v roce 2021? Vše v jednom systému

Ing. Zdeněk Procházka, LL.M.

Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s.

Úvod

V roce 2019 bylo z celkového počtu 10.649.800 obyvatel ČR z veřejných vodovodů zásobováno pitnou vodou 94,75 % (10.090.190 obyvatel). Počet bydlících v domech připojených na veřejnou kanalizaci byl 85,64 % (9.120.062 obyvatel). Údaje vychází z Ročenky 2021 vydané Sdružením oboru vodovodů a kanalizací ČR.

Zásobování pitnou vodou, odkanalizování a čištění odpadních vod zajišťuje velké množství společností, které se odlišují svou velikostí a formou provozování. Neshodnost se projevuje v jejich technické, ekonomické a IT úrovni, rozdílné efektivitě, odlišné ceně vodného a stočného atp.

Zkušenosti posledních let spojené s útoky hackerů i na vodárenské společnosti jsou znepokojující. Dle údajů Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost se v roce 2020 téměř každá česká firma stala cílem nějaké formy kybernetické hrozby. S pojmem kyberbezpečnost se budeme setkávat stále častěji. Přitom důsledky kybernetického útoku jsou pro firmy velmi závažné a někdy mohou být dokonce i likvidační. V sázce totiž nejsou jen finanční škody, které se mohou vyšplhat do desítek milionů korun. Velkým strašákem kyberútoku je ztráta důvěryhodnosti a reputace. Jakmile totiž jednou data z firmy uniknou, ve virtuálním světě začínají žít vlastním životem a tenhle proces už se jen těžko vrací zpět. Jedním z možných řešení je koncentrace dílčích systémů od různých dodavatelů do jednoho centrálního informačního systému. Poté může IT oddělení věnovat maximální péči ochraně proti kyberútokům při provozu, virtualizaci a zálohování jedné databáze.

V oblasti dodávky vody a odvádění odpadních vod celkem 25 společností používá informační systém QI – z toho 13 společností pro fakturaci vodného a stočného (dále jen „FVS“) a současně i pro navazující ekonomické agendy; 7 společností pouze pro FVS a 5 společností pouze pro ekonomické agendy nebo jiné agendy.

Při pohledu přes vybrané ukazatele z výše uvedené ročenky SOVAK ČR – celkový počet zásobovaných obyvatel, počet přípojek, vodu vyrobenou nebo vodu fakturovanou – všechny tyto společnosti používající IS QI tvoří cca 17% podíl, přitom fakturace vodného a stočného je prostřednictvím IS QI zabezpečována pro cca 10 % tohoto trhu.

Společnost Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s.

Společnost Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s je obchodní společností, která se zabývá úpravou a dodávkou pitné vody a odváděním a čištěním odpadních vod. Provozuje úpravny vody, vodovody a kanalizace s čistírnami odpadních vod na území okresu Vyškov, včetně dalších služeb s vodním hospodářstvím spojených. Města a obce drží více jak 98 % akcií. Společnost je smíšená, tzn. že je v jejím majetku infrastrukturní i provozní majetek.

Rok 2003

Informační nosiče a programové vybavení společnosti byly roztříštěny do mnoha dílčích částí a forem – od papírového sešitu, evidence v MS Office Excel, po programové vybavení v DOSu, v samostatných SW řešeních pořízených od různých dodavatelů. SW vybavení bylo pořizováno samostatně, důsledkem byla neexistence jakékoliv provázanosti, roztříštěnost číselníků, databází a informací. Docházelo k několikanásobnému duplikování činností, chybovosti a velmi omezeným možnostem získat aktuální a potřebné informace v reálném čase. Problematická byla existence jednoho salda z fakturace vodného a stočného a druhého salda z ostatní fakturace. Výše uvedený stav programového vybavení byl nevyhovující. Bylo nutné provést analýzu a zcela nově nastavit primární proces zahrnující vstupní logistiku, výrobu, výstupní logistiku a s tím související odbyt a služby. Dále také podpůrné procesy, které zahrnují např. podnikovou infrastrukturu, administrativu, řízení lidských zdrojů, materiálové hospodářství.

Rok 2021

Informační systém QI je v provozu již osmnáctý rok a stal se plnoletým!

Aktuální rozsah jeho používání ve společnosti, v členění dle modulárního uspořádání:

  • Doprava (2016) – evidence vozidel společnosti, importy tankování PHM, výpočty spotřeb PHM s tvorbou skladových dokladů, výpočet ekonomiky provozu vozidel, podklady pro výpočet silniční daně
  • Finance (2004) – DPH, EET (2017), pohledávky a závazky včetně elektronického archivu faktur přijatých i vydaných v PDF, banky, pokladny, zápočty, upomínky, controlling (ukazatele FA, CF), evidence silniční daně (2016)
  • Komunikace s partnery – datová schránka (2013), elektronická pošta (2008), kniha přijaté a odeslané pošty (2004, od 11/2008 – PDF archiv), požadavky (2019 – reklamace externí nebo interní, žádosti o snížení stočného)
  • Majetek (2004) – evidence krátkodobého a dlouhodobého majetku, včetně on-line inventarizace za použití čteček čárového kódu
  • Manažerské přehledy (2007) – datové kostky OLAP, manažerský dashboard
  • Mzdy (2004) – komplexní mzdová agenda
  • Obchodní partneři (2003) – centrální modul obsahující kompletní databázi cca 47.700 partnerů. Tento modul je centrem všech informací – dokladů vystavených v systému – dodacích listů vydaných, faktur vydaných, dodacích listů přijatých, faktur přijatých, zálohových listů vydaných i přijatých, bankovních výpisů, interních dokladů, upomínek, zápočtů, skladový výdejek. Dále má přímou vazbu na obchodní rejstřík, ARES, evidenci plátců DPH, insolvenční rejstřík, mapy.
  • Organizace a řízení (2007) – operativní řízení (porady, úkoly), organizační a řídící struktura, evidence akcí a účastí osob (vzdělávací akce, zdravotní prohlídky), výkazy činností (2011 – podklad pro vnitrofakturaci), kalendáře včetně synchronizace s Exchange/Google
  • Personalistika (2004) – docházka s vazbou na HW i SW terminály s exportem do mezd, řízení lidských zdrojů, plán kvalifikací (2009 – evidence zdravotních a odborných charakteristik zaměstnanců), personální dashboard
  • Podvojné účetnictví (2004) – podvojné účetnictví včetně účetních závěrek, saldokonto, interní doklady, účetní sestavy a standardizované účetní výkazy, vnitropodniková fakturace (2011)
  • Prodej a nákup (2004) – modul obsahující centrální číselník zboží, evidenci přijatých a vydaných objednávek, dodacích listů přijatých a vydaných, tvorba cen a ceníků, pokladní prodej – úhrada platebními terminály
  • QI Mobile (8/2015) – odečty vodoměrů, výměny vodoměrů
  • QI Portál (2021) – zákaznický portál
  • QI Shop (2010) – e-shop s prodejem vodárenského materiálu
  • Sklady (2004) – v systému jsou v provozu dva vlastní a deset konsignačních skladů. Příjem, výdej a inventarizace materiálu se uskutečňuje výhradně za použití čteček čárového kódu. Přebírání materiálu se stvrzuje za pomocí RFID čipů
  • Správa dokumentů (DMS) – scanování dokumentů (přijatá pošta, smlouvy, reklamace, nabídky) do externí databáze s automatickým připojováním k záznamům v databázi dle QR kódu
  • Vodohospodářství (2010) – evidence měřidel, plány jejich kalibrace a výměny, evidence odběrných míst, smlouvy s odběrateli, odečty, fakturace, dohadné položky, elektronický archiv smluv v PDF. Některé změny v datech – 11/2011 E-faktura; 5/2012 SIPO; 7/2014 QR kód na fakturách vydaných, 7/2020 úhrady faktur vydaných prostřednictvím terminálu SAZKA (namísto složenek).

Best Practice při používání QI

Sklady – čárové kódy

Příjem, výdej a inventarizace zboží a materiálu se od roku 2005 uskutečňuje výhradně za použití off-line čtečky čárového kódu, což byl významný krok, který zpřesnil a zefektivnil pohyby materiálu. Příjem i výdej ze skladu se uskutečňuje výhradně přes hlavní sklad s tím, že konsignační sklady jsou napojeny jako sklady zásobovací. V případě nedostatečného množství na hlavním skladu při výdeji systém identifikuje zboží nacházející se na jednotlivých konsignačních skladech. Po potvrzení obsluhou provede automatické zpracování, např. při použití materiálu ze čtyř konsignačních skladů vytvoří na čtyřech skladech skladovou výdejku převodem s vazbou na příjemku převodem na hlavním skladu, tj. vytvoří osm skladových dokladů během několika vteřin a poté umožní provést vyskladnění výdejky z hlavního skladu.

Čárové kódy ve skladech

Sklady – RFID čipy

Dle požadavku naší společnosti vyvinul dodavatel funkcionalitu, která umožňuje elektronicky stvrzovat převzetí materiálu. Na skladovou výdejku se uloží datum, čas i jméno přebírajícího a současně je odeslán e-mail nadřízenému ke schválení tohoto skladového dokladu. Využity byly RFID čipy používané zaměstnanci pro docházku v kombinaci s jednoduchými RFID čtečkami ve skladu (čtečka RFID HID 125kHz v ceně 800 Kč). Po schválení se skladové výdejky netisknou (ročně úspora cca 5.500 ks); jsou k dispozici v elektronické podobě s údaji o převzetí a schválení. Společnost na nákladech ušetří až 60 000 Kč ročně (materiál, tonery, tiskárny, mzdy). Skladové výdejky mají ze zákona stanovenou 10letou skartační lhůtu, jejich elektronickou archivací proto QI přispívá k úspoře místa ve skladu v rozsahu cca 55.000 listů papíru, tj. přibližně 140 pořadačů a k úspoře následných nákladů na skartaci.

QI Shop

Nabídka materiálu přes QI shop a jeho prodej má zásadní dopad na ceny, za které společnost nakupuje materiál od dodavatelů i pro vlastní potřebu na opravy a údržbu (obnovu) svého majetku. Přínos proto nelze hodnotit pouze přes výši tržeb z přímého prodeje (viz graf).

QI mobile – odečty VDM

Dříve: odečet v terénu na papír, přepis do odečtového strojku „v teple“ kanceláře, načtení do systému, kontrola ručně vedených karet s údaji v systému, následná kontrola údajů na kartách a fakturách vydaných. Prováděly se opakované činnosti s vysokou mírou chybovosti bez určení odpovědnosti za odečet a fakturaci.

Nyní: mobilní odečty provádíme na 24.800 odběrných místech a od roku 2015 až dosud jsme jich provedli 395.000. QI Mobile zobrazuje všechna důležitá data z kmenového QI. Zaměstnanec má díky tomu přímo v terénu prostřednictvím chytrého zařízení k dispozici nejen kompletní informace o vodoměrech, seznam odběrných míst, ale také odečtové formuláře. Ty pak přímo na místě vyplňuje a ihned eviduje v QI. V terénu zjištěné a odečtené údaje je možné zadávat přímo k jednotlivým odběrným místům a porovnávat je s předchozími odečty. Takto zadané odečty se následující den zpracovávají do daňových dokladů a odesílají odběrateli. Díky tomuto řešení se eliminují chyby lidského faktoru při přepisování i zpoždění, které by mohlo vznikat v případě off‑line přenosu dat do informačního systému. Chytré telefony dnes vnímáme jako spotřební zboží. Při odečtech vodoměrů tak nemusíme používat drahá odečítací zařízení. Současně v případě problému s HW je velkou výhodou rychlá nahraditelnost: do nového zařízení je možné aplikaci QI Mobile nainstalovat během pár okamžiků.

QI mobile – výměny vodoměrů

Dříve: je běžnou praxí, že montéři jsou vybaveni vytištěnými montážními listy, které po provedení výměny vodoměru (dále jen „VDM“) vyplní. Z různých důvodů dochází ke zpoždění zaznačení výměny v informačním systému. V mezidobí dochází např. ke změnám vlastnictví, přičemž ani vlastníci ani zákaznické centrum nemá v ten okamžik informaci o provedené výměně VDM. Další provozní problém spočívá v chybách při vyplňování montážních listů – např. uvedení čísla VDM, které neexistuje. Dochází k opakovanému vyslání montérů k prověření skutečností, což zvyšuje náklady společnosti.

Nyní: montéři po příchodu na OM otevřou v QI Mobile montážní list konkrétního OM, provedou fotodokumentaci dosud připojeného VDM včetně příslušných plomb, fyzicky provedou demontáž a montáž nového VDM, provedou fotodokumentaci nového VDM včetně plomb, přes QI Mobile vyplní stav odpojovaného VDM, výrobní číslo a stav připojovaného VDM a potvrdí provedení výměn. Mobilní tiskárna umožní přímo v terénu tisk protokolu o výměně. Odběratel, u kterého máme evidovaný e-mail, může následně obdržet PDF dokument „Protokol o provedení výměny VDM na OM“, kde bude uveden informační text pro odběratele, že právě byla provedena výměna VDM, budou zde uvedeny stavy zjištěné na obou VDM, a současně zde budou pořízené fotografie VDM. Systém automaticky zajistí odeslání tohoto PDF dokumentu odběrateli a současně ho uloží pro případné pozdější reklamace.

QI zákaznický portál

Aktuálně společnost dokončuje přípravy na spuštění nového zákaznického portálu, který by měl odběratelům umožnit náhled na vybrané údaje evidované v uzavřené smlouvě (adresní a kontaktní údaje, období fakturace, výše sjednané zálohy a variabilní symbol pro platbu, způsob zasílání dokladů, poskytované služby). Dále bude k dispozici přehled záloh a faktur k odběrnému místu včetně detailních údajů (výše zálohy nebo faktury, uhrazená částka, dlužná částka, datum úhrady). Současně bude možné faktury vystavené od září 2016 (tj. za posledních 5 let) stahovat ve formátu PDF. Pokud bude odběratel dohledávat nějakou úhradu vztahující se k odběrnému místu, bude moci použít odkaz „Moje platby“. Pod volbou „Historie spotřeby“ nalezne odběratel údaje o datu odečtu vodoměru, výrobním čísle a stavu měřidla, spotřebě, délce odečtového období a způsobu zjištění odečtu. Všechny výše uvedené údaje za každé odběrné místo by měly být odběrateli k dispozici od roku 2010, příp. za kratší dobu, a to vždy dle délky trvání smluvního vztahu. Počítáme také s možností zadávat požadavky na společnost spojené např. se změnou adresy, telefonu, výše zálohy, či jiného úkonu souvisejícího s uzavřenou smlouvou.

Závěr

Informační systém QI je velice účinným nástrojem při řízení většiny procesů probíhajících ve společnosti. Současně je zdrojem informací pro vedoucí na jednotlivých stupních řízení v oblasti běžné administrativy, komunikace s obchodními partnery, prodeje a nákupu. Běžným uživatelům přinesl zefektivnění v podobě řady časových úspor, které souvisí s vytěsněním duplicitních operací a možností používat pouze jeden nástroj na více různých činností.

Změňte věci, které změnit můžete a přijměte věci, které změnit nemůžete.